Qualifizierte Assistenz in der Verwaltung

Termine:

Zielgruppe:

Assistent/in, Sekretär/in und Mitarbeiter/in aus allen Bereichen der Verwaltung

Seminarziel:

In dieser 3-tägigen Praxisreihe mit Workshop-Charakter

• erweitern Sie Ihre fachlichen, methodischen und persönlichen Kompetenzen.
• erhalten Sie die wichtigsten Grundlagen für ein perfektes Officemanagement von A bis Z.
• werden Ihnen viele Ideen und Werkzeuge vorgestellt, die Sie direkt an Ihrem Arbeitsplatz umsetzen können.
• überprüfen Sie Ihr Prioritätenmanagement auf Optimierungsbedarf und rüsten sich für den Umgang mit der Informationsflut.
• erarbeiten Sie gemeinsam in Kleingruppen die wichtigsten Arbeitsmethoden und Gesprächstechniken.
• erweitern Sie Ihre Kommunikationskenntnisse und verbessern Ihre Gesprächsführung, kommunizieren souverän und treten sicher auf.
• bekommen Sie einen Überblick über die aktuellen Standards bei Briefen und E-Mails.
• erhalten Sie Vorschläge für moderne und zielorientierte Formulierungen.
• erhalten Sie einen Werkzeugkoffer mit nützlichen Tipps, Checklisten und Vorlagen aus der Praxis.

Seminarinhalte:

Tag 1: Zeitmanagement und effektive Arbeitstechniken
Ihr Update zu den wichtigsten Zeit-, Selbst- und Büromanagement-Methoden
Die besondere Herausforderung: Zeitmanagement und Tagesplanung in der digitalen Arbeitswelt

• Mehr Struktur für die Chefin/den Chef: Arbeiten mit Kalender und Aufgabenlisten
• Ihr persönliches Schutzprogramm gegen Ablenkungsmonster, Energieräuber und Zeitfresser
• Raus aus dem Prioritäten-Dilemma: So koordinieren Sie die Chefaufgaben
• Test: Analyse des eigenen Arbeitsstils und der Selbstorganisation

Schreibtisch- und Büroorganisation: Schaffen Sie an Ihrem täglichen „Drehkreuz“ Struktur

• E-Mail- und Informationsflut für die Chefs selektieren, strukturieren und verwalten
• Das transparente Ablagesystem: gezielt ablegen und wiederfinden
• Praxis-Check: Die hilfreichsten Tools für ein professionelles Büro- und Schreibtischmanagement

Tag 2: Wirkungsvolle Rhetorik und Gesprächsführung
Sicher überzeugen und erfolgreich argumentieren
Der Dreiklang Ihrer Persönlichkeit: Ausstrahlung – Auftreten - Authentizität

• Der erste Eindruck zählt - womit Sie andere für sich begeistern
• Mehr Präsenz durch positive Ausstrahlung
• Praxis-Check: So überzeugen Sie durch gute Vorbereitung

Modern Talking – Erfolgsfaktoren exzellenter Gesprächsführung und Rhetorik

• Worauf es wirklich ankommt – Stimme, Tempo, Pausen, Lautstärke
• Die Klassiker: Aktives Zuhören, Schlüsselfragen und Ich-Botschaften
• Schachtelsätze und Weichmacher - so reden Sie sich um Kopf und Kragen
• Praxis-Check: Körpersprache – Signalwirkung oder Geheimwaffe

Tag 3: Korrespondenz – topfit im Schreiballtag!
E-Mails und Briefe: Starke Texte mit starker Wirkung
Ihr Update für E-Mails und Briefe im digitalen Zeitalter

• Fit in DIN 5008: „Alter Hut“ oder topaktuell?
• Die richtige Anrede, Briefeinstieg und Betreff
• Praxis-Check: Briefe und E-Mails aus der Steinzeit- so erlegen Sie Ihre Korrespondenzfossilien

Praxis-Workshop: So formulieren Sie zukünftig Briefe und E-Mails, wenn Sie

• nur etwas „beifügen“ oder „anhängen",
• bisher „bei Rückfragen stehen wir jederzeit gern zur Verfügung“ schreiben
• und Alternativen zu „Sehr geehrte Damen und Herren“ suchen.
• Ihr Extra in den Unterlagen: Vorlagen und Formulierungshilfen für den direkten Einsatz

Methodik:

Methodik Intensivtraining mit Impulsvorträgen und Workshop-Charakter, praxisorientierten Übungen in Kleingruppen, Diskussionen und Gedankenaustausch, konkreten Fallbeispielen mit praktischer Umsetzung