Qualifizierte Assistenz in der Verwaltung

Termine:

Zielgruppe:

Assistent/in, Sekretär/in und Mitarbeiter/in aus allen Bereichen der Verwaltung

Seminarziel:

In dieser 3-tägigen Praxisreihe mit Workshop-Charakter
erweitern Sie Ihre fachlichen, methodischen und persönlichen Kompetenzen.
erhalten Sie die wichtigsten Grundlagen für ein perfektes Officemanagement von A bis Z.
werden Ihnen viele Ideen und Werkzeuge vorgestellt, die Sie direkt an Ihrem Arbeitsplatz umsetzen können.
überprüfen Sie Ihr Prioritätenmanagement auf Optimierungsbedarf und rüsten sich für den Umgang mit der Informationsflut.
erarbeiten Sie gemeinsam in Kleingruppen die wichtigsten Arbeitsmethoden und Gesprächstechniken.
erweitern Sie Ihre Kommunikationskenntnisse und verbessern Ihre Gesprächsführung, kommunizieren souverän und treten sicher auf.
bekommen Sie einen Überblick über die aktuellen Standards bei Briefen und E-Mails.
erhalten Sie Vorschläge für moderne und zielorientierte Formulierungen.
erhalten Sie einen Werkzeugkoffer mit nützlichen Tipps, Checklisten und Vorlagen aus der Praxis.

Seminarinhalte:

Tag 1: Zeitmanagement und effektive Arbeitstechniken
Ihr Update zu den wichtigsten Zeit-, Selbst- und Büromanagement-Methoden
Die besondere Herausforderung: Zeitmanagement und Tagesplanung in der digitalen Arbeitswelt
 Mehr Struktur für die Chefin/den Chef: Arbeiten mit Kalender und Aufgabenlisten
 Ihr persönliches Schutzprogramm gegen Ablenkungsmonster, Energieräuber und Zeitfresser
 Raus aus dem Prioritäten-Dilemma: So koordinieren Sie die Chefaufgaben
 Test: Analyse des eigenen Arbeitsstils und der Selbstorganisation
Schreibtisch- und Büroorganisation: Schaffen Sie an Ihrem täglichen „Drehkreuz“ Struktur
 E-Mail- und Informationsflut für die Chefs selektieren, strukturieren und verwalten
 Das transparente Ablagesystem: gezielt ablegen und wiederfinden
 Praxis-Check: Die hilfreichsten Tools für ein professionelles Büro- und Schreibtischmanagement
Tag 2: Wirkungsvolle Rhetorik und Gesprächsführung
Sicher überzeugen und erfolgreich argumentieren
Der Dreiklang Ihrer Persönlichkeit: Ausstrahlung – Auftreten - Authentizität
 Der erste Eindruck zählt - womit Sie andere für sich begeistern
 Mehr Präsenz durch positive Ausstrahlung
 Praxis-Check: So überzeugen Sie durch gute Vorbereitung
Modern Talking – Erfolgsfaktoren exzellenter Gesprächsführung und Rhetorik
 Worauf es wirklich ankommt – Stimme, Tempo, Pausen, Lautstärke
 Die Klassiker: Aktives Zuhören, Schlüsselfragen und Ich-Botschaften
 Schachtelsätze und Weichmacher - so reden Sie sich um Kopf und Kragen
 Praxis-Check: Körpersprache – Signalwirkung oder Geheimwaffe
Tag 3: Korrespondenz – topfit im Schreiballtag!
E-Mails und Briefe: Starke Texte mit starker Wirkung
Ihr Update für E-Mails und Briefe im digitalen Zeitalter
 Fit in DIN 5008: „Alter Hut“ oder topaktuell?
 Die richtige Anrede, Briefeinstieg und Betreff
 Praxis-Check: Briefe und E-Mails aus der Steinzeit- so erlegen Sie Ihre Korrespondenzfossilien
Praxis-Workshop: So formulieren Sie zukünftig Briefe und E-Mails, wenn Sie
 nur etwas „beifügen“ oder „anhängen",
 bisher „bei Rückfragen stehen wir jederzeit gern zur Verfügung“ schreiben
 und Alternativen zu „Sehr geehrte Damen und Herren“ suchen.
 Ihr Extra in den Unterlagen: Vorlagen und Formulierungshilfen für den direkten Einsatz

Methodik:

Methodik Intensivtraining mit Impulsvorträgen und Workshop-Charakter, praxisorientierten Übungen in Kleingruppen, Diskussionen und Gedankenaustausch, konkreten Fallbeispielen mit praktischer Umsetzung